El vendedor recibe la notificación de comentarios del cliente (teléfono, fax, correo electrónico, etc.), registra inmediatamente la información de comentarios del cliente en detalle y determina el lote del producto, la cantidad, la tasa indeseable, el tiempo de ocurrencia, lugar, volumen de ventas, etc.
El vendedor registrará la información detallada en el Formulario de Descripción de Información de Quejas del Cliente y La enviará al Departamento de Calidad para su análisis.